Cómo organizar reuniones médicas eficaces

Las reuniones del personal de la oficina médica pueden ser bastante efectivas si se utilizan de manera eficiente y productiva. Las reuniones son una excelente forma de comunicación para toda la práctica y deben celebrarse con regularidad. Cuando las reuniones se programan semanalmente, quincenalmente o incluso mensualmente, los gerentes y el personal pueden abordar los problemas dentro de la oficina de manera oportuna.
Muchas veces las reuniones pueden volverse ineficaces cuando no hay suficiente planificación involucrada para adaptarse a las limitaciones de tiempo o la información presentada no está organizada adecuadamente. Aquí hay varias formas en que puede organizar reuniones médicas más efectivas..
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La agenda

El desarrollo de una agenda estándar le permite abordar temas clave en cada reunión en el orden de importancia. Esto permite que cada reunión fluya sin problemas y permanezca en el tema con tiempo suficiente para discutir todos los temas más importantes.
Muchas veces las reuniones durarán el tiempo programado, pero su reunión podría terminar a tiempo siempre que se aborden los temas importantes.
Una agenda típica de reunión incluye:

1. Bienvenida y presentación.
2. Ausencias
3. Acta de la reunión anterior.
4. Cuestiones derivadas de la reunión anterior.
5. Lista de elementos a discutir en orden de importancia.
6. Cualquier otro negocio que permita a los miembros del personal plantear otros temas.
7. Cualquier nuevo negocio para la próxima reunión.
8. Cierre de la reunion

En la lista de elementos, incluya los elementos estándar que deben tratarse en cada reunión. Estos pueden ser control de infecciones, HIPAA y objetivos financieros.
Busque artículos recurrentes de agendas anteriores, como denegaciones de reclamaciones, largos tiempos de espera y problemas de satisfacción del paciente.
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Frecuencia y duración del tiempo para satisfacer las necesidades de atención al paciente

La frecuencia y la duración de las reuniones de oficina dependen de varios factores. Debido a las restricciones de tiempo del consultorio médico, las reuniones no deben interferir con el cuidado del paciente.
El mejor momento para programar una reunión sería después del horario normal o durante un período lento del día. De esta manera, la reunión tendría pocas o ninguna interrupción y podría comenzar y finalizar a tiempo. Una reunión de personal quincenal o mensual que no dure más de una hora sería más conveniente.
Algunos gerentes también pueden querer reunirse una vez al mes con grupos más pequeños o miembros del personal para tratar temas más específicos. Este es un paso importante que a menudo se deja fuera de los planes de reunión..
Los grupos más pequeños o las reuniones individuales permiten que las personas mencionen o discutan temas sobre los cuales no estén dispuestos a hablar en frente de un grupo más grande. Los gerentes también pueden usar esto como una oportunidad para discutir temas confidenciales con los miembros del personal sin que nadie se sienta destacado.
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Discutir los elementos de importancia en el entorno médico

Aunque cada oficina es diferente, la dinámica de la oficina médica es muy similar en naturaleza. Se deben abordar ciertos temas en cada reunión para garantizar que su consultorio médico cumpla con las pautas estatales y federales.
HIPAA
Todos los proveedores de atención médica tienen la responsabilidad de mantener a su personal capacitado e informado con respecto al cumplimiento de HIPAA. Si la divulgación intencional o accidental, no autorizada de PHI se considera una violación de HIPAA.
Recuerde a su personal en cada reunión la importancia de evitar la divulgación de información a través de una conversación de rutina; discutir información del paciente en áreas de espera, pasillos o ascensores; disposición adecuada de la PHI; y el acceso a la información debe limitarse estrictamente a los empleados cuyos trabajos requieren esa información..
Control de infección
La prevención de la propagación de enfermedades infecciosas es el objetivo principal del control de infecciones en el consultorio médico. Como todos sabemos, el lavado adecuado de las manos es la forma más eficaz de prevenir la propagación de infecciones..
Sin embargo, el lavado de manos solo no puede hacer el trabajo. Los recordatorios amistosos ayudarán en gran medida a garantizar que el personal y los pacientes se mantengan seguros.
Metas financieras
El éxito de cualquier centro de atención médica depende de la solidez de la política financiera del consultorio médico y del rendimiento de la oficina para alcanzar sus objetivos financieros. Mantener al personal informado sobre qué tan bien o mal se está desempeñando la oficina es una manera de continuar desempeñándose bien o mejorar.
El estado financiero de la oficina es igualmente importante para el personal porque saben que mientras la oficina tenga un buen desempeño financiero, es más seguro que puedan sentirse en sus trabajos..