4 maneras de mejorar la programación de la oficina médica para reducir los tiempos de espera

Puede ser un desafío crear un equilibrio entre ver suficientes pacientes para satisfacer las necesidades financieras de la práctica, pero ofrecer un alto nivel de atención al paciente de calidad. Mantenga estas cosas en mente.
1

Programación apropiada de citas de pacientes

Los pacientes no deben tener que esperar más de 15 minutos para su cita programada.
Teniendo en cuenta lo impredecible que puede ser la atención médica, es comprensible que puede haber ocasiones en que los pacientes tengan que esperar más..
Los tipos de visitas al paciente varían según la especialidad de la práctica, el diagnóstico del paciente y los procedimientos que se realizan durante la visita. Esto significa que se debe asignar un requisito de tiempo diferente a cada tipo de visita.
El número de visitas diarias de pacientes debe poder cubrir los gastos de la oficina y, por supuesto, obtener un beneficio..
Al desarrollar el diseño o la estructura de su sistema de programación de pacientes, es importante considerar cualquier posible evento que pueda causar interrupciones en el flujo de pacientes..
2

Reducir las interrupciones en el flujo del paciente

Llegadas tardías: Para ayudar con este problema, establezca algunas restricciones sobre la tardanza de un paciente sin tener que reprogramarlo, permita que un paciente que llegue temprano a su cita se desplace al lugar del paciente tardío y programe a los pacientes con retraso crónico hacia el final del día.
No más especáculos: Hay tres maneras de evitar citas perdidas.

• Llamadas de recordatorio a los pacientes de 24 a 48 horas antes de su cita programada.
• Una forma de reducir las no presentarse es mediante el uso de la programación de pacientes en línea. Los pacientes pueden administrar, programar o reprogramar sus propias citas, lo que hace que las ausencias sean menos probables..
• Facturar a los pacientes una tarifa de no presentarse por citas perdidas. Las tarifas de no presentación no solo compensan parte de los ingresos perdidos, sino que también enseñan a sus pacientes a notificar si van a cancelar su cita. Esto también brinda la oportunidad de reprogramar la cita mientras el paciente está hablando por teléfono.  

Sin cita: Revise las tendencias cuando el consultorio médico tiende a ver más visitas sin cita previa, como los lunes o durante la temporada de gripe, y haga los ajustes necesarios.
3

Comunicación abierta con los pacientes

Notificar a los pacientes cuando las citas se están retrasando
Enseñar al personal del consultorio médico sobre cómo responder preguntas no clínicas de pacientes
Desarrollar y distribuir encuestas de satisfacción del paciente.
Comunicarse por escrito cuando corresponda. Cualquier manera fácil y efectiva de asegurarse de que sus pacientes reciban información importante para su cuidado es dándoles folletos tales como información básica sobre la práctica médica, una lista de elementos para llevar a cada visita, política de pago y aviso de prácticas de privacidad.
4

Telefonía y Comunicación Electrónica.

Como uno de los medios de comunicación más utilizados, la comunicación telefónica no debe tomarse a la ligera. A menudo es la primera interacción que un consultorio médico tiene con un paciente. Aquí hay algunos consejos básicos que puede ofrecer al personal de su consultorio médico para mejorar la etiqueta telefónica..

• Escucha activa
• Buenos modales telefónicos - profesional y cortés
• Mantener confidencialidad
• Siempre agradecerles por llamar
• Nunca cuelgues primero
• Al recibir mensajes, obtenga la mayor cantidad de información posible.
• Mantente calmado y educado, incluso cuando un paciente es grosero contigo

El mismo profesionalismo que usaría en el teléfono, correspondencia por correo o cara a cara también debe expresarse en un correo electrónico. Recuerde siempre que el correo electrónico es una forma de comunicación y la forma en que el receptor interpreta el mensaje es lo único que importa..

• Asegúrese de que el correo electrónico sea la forma adecuada de comunicación para su mensaje en lugar de una llamada telefónica o una reunión. Tenga en cuenta que el contenido debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalismo esperado de su consultorio médico.
• Usa la gramática, puntuación y ortografía adecuadas. Además, asegúrese de mantener el mensaje conciso y de utilizar el diseño adecuado para su mensaje, lo que facilita su lectura..
• Asegúrese de que el correo electrónico se envíe a los destinatarios apropiados. La información en un consultorio médico, especialmente relacionada con la información del paciente, debe compartirse solo cuando sea necesario.