4 pasos para la etiqueta telefónica

¿Su recepcionista tiene una excelente etiqueta telefónica? Es importante que el personal de su consultorio médico ofrezca constantemente una forma de teléfono educada y coherente. Cuando un paciente llama, la forma en que el personal de recepción atiende la llamada telefónica determina cómo se percibe su instalación.
Como uno de los medios de comunicación más utilizados, la comunicación telefónica no debe tomarse a la ligera. A menudo es la primera interacción que un consultorio médico tiene con un paciente. Aquí hay algunos consejos básicos que puede ofrecer al personal de su consultorio médico para mejorar la etiqueta telefónica..
1

Ser un oyente activo

Una técnica llamada "escucha activa" es una herramienta útil para asegurar que la comprensión sea completa. En esta técnica, el oyente reformulará la información que escuchó en sus propias palabras. Si esta información es correcta, el intercambio está completo, de lo contrario, el remitente de la información puede corregir cualquier malentendido en este momento. Este intercambio toma solo un poco más de tiempo y es una herramienta eficiente para crear responsabilidad porque todos los involucrados en el intercambio saben que las expectativas fueron claras y comprendidas..

Centrarse en el altavoz
Acto interesado
Intenta no interrumpir
Sé consciente de tu comunicación no verbal.
Evita hablar con alguien más
Mantén tu mente en el tema que se discute

Tener buenos modales telefonicos

Tener buenos modales telefónicos es una tarea simple. Tener buenos modales telefónicos simplemente significa ser profesional y tratar a los demás de la manera en que quiere que lo traten si usted fuera la persona que llama. Algunos ejemplos incluyen:

Responde rápidamente, al menos por el tercer anillo.
Responde con tu nombre y un cordial saludo.
Sonríe, la persona que llama puede escuchar su sonrisa a través del teléfono.
Habla despacio y claro
Nunca mastique comida, chicle o beba nada mientras habla por teléfono.
Pide permiso antes de poner a la persona que llama en espera

Mantener confidencialidad

Mantener la confidencialidad del paciente no solo hace que los pacientes se sientan seguros sobre el tratamiento en su centro médico, sino que también es la ley. Cualquier organización que acceda a la información de salud del paciente se considera una entidad cubierta y está obligada por ley a cumplir con las disposiciones de HIPAA o enfrentar sanciones civiles y / o penales. Es imperativo que los registros médicos se mantengan confidenciales y no puedan acceder a ellos las personas que no cuentan con la autorización adecuada. La divulgación de información sobre la información de salud protegida (PHI) de un paciente sin su autorización se considera una violación de la Regla de privacidad.

Tenga cuidado con la información que se da por teléfono
Pídale al paciente que dé su número de seguro social para identificarse.
Tenga en cuenta que otros pacientes pueden escuchar su conversación.
Si la persona que llama no es el paciente, nunca discuta información personal sin permiso

Cosas para considerar

La etiqueta telefónica no es solo lo que dices o lo que haces, sino también cómo lo dices y cómo lo haces. Considere esto la próxima vez que hable con un paciente u otro cliente por teléfono..

Siempre agradecerles por llamar
Nunca cuelgues primero
Al recibir mensajes, obtenga la mayor cantidad de información posible.
Mantente calmado y educado, incluso cuando un paciente es grosero contigo